Privacyverklaring: regie over je gegevens.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer je onze website bezoekt, een formulier invult of contact met ons opneemt. Dat gebeurt via onze contactpagina en via het formulier waarmee je een gratis homepage-concept aanvraagt.

Via de contactpagina

• Naam
• E-mailadres

Via het formulier Homepage aanvragen

• Naam
• E-mailadres
• Bedrijfsnaam
• Website

Daarnaast kunnen wij technische gegevens verwerken, zoals je IP-adres, browser, apparaattype, bezochte pagina’s, klik- en scrollgedrag, cookievoorkeuren en technische informatie over je bezoek.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

We gebruiken persoonsgegevens alleen voor doelen die passen bij onze website, dienstverlening en wettelijke verplichtingen.

• Om contact met je op te nemen naar aanleiding van een vraag of aanvraag
• Om homepage-aanvragen te beoordelen en op te volgen
• Om offertes te maken
• Om onze dienstverlening uit te voeren
• Om klantcommunicatie goed te laten verlopen
• Om websites, formulieren, tracking of koppelingen in te richten
• Om onze website te analyseren en te verbeteren
• Om onze diensten, processen en communicatie te verbeteren
• Om te voldoen aan administratieve en fiscale verplichtingen

Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor is. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van toestemming, uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting.

Toestemming kan bijvoorbeeld gelden voor bepaalde cookies of wanneer je zelf gegevens via een formulier verstuurt. Uitvoering van een overeenkomst speelt wanneer je klant wordt en wij gegevens nodig hebben om onze dienstverlening uit te voeren. Gerechtvaardigd belang gebruiken we bijvoorbeeld om aanvragen op te volgen, klantrelaties te beheren en onze website te verbeteren. Wettelijke verplichtingen gelden bijvoorbeeld voor onze administratie en fiscale bewaarplicht.

Welke tools en partijen gebruiken wij?

Wij maken gebruik van verschillende tools om onze website en dienstverlening goed te laten werken. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door externe partijen.

• Cloudflare – hosting en beveiliging van deze website. Verwerkt technische gegevens van je bezoek, zoals je IP-adres. Cloudflare werkt met een wereldwijd netwerk, dus gegevens kunnen buiten de EER terechtkomen.
• Microsoft Azure en Microsoft Entra – hosting van het klantportaal en inloggen op dat portaal. Verwerkt accountgegevens en de gegevens die je in het portaal zet.
• Make – automatiseert onze formulieren en e-mails. Verwerkt wat je in een formulier invult, zoals naam, e-mailadres en bericht.
• GitHub – bewaart de code en inhoud van websites en het portaal. Kan gegevens bevatten die in die inhoud staan.
• Anthropic (Claude) – AI-ondersteuning bij het bouwen en beheren van websites. Wij delen geen onnodige persoonsgegevens met Claude.
• Google (Analytics 4, Tag Manager en Search Console) – meten hoe de website wordt gebruikt en gevonden. Alleen met je toestemming voor analytische cookies.
• Hotjar – analyse van websitegedrag, zoals klikken en scrollen. Alleen met je toestemming.
• Webflow – alleen zolang de oude versie van onze website daar nog als terugvaloptie gepubliceerd staat.
• Overige AI-tools – ChatGPT/OpenAI, Microsoft Copilot en Google Gemini, zoals beschreven bij AI-tools hieronder.

Deze partijen verwerken gegevens alleen voor zover dat nodig is voor onze website, analyses, automatiseringen, klantprojecten of interne werkprocessen. Waar nodig sluiten wij verwerkersovereenkomsten of maken wij passende afspraken.

Sommige partijen kunnen gegevens buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen wij, waar nodig, voor passende waarborgen.

Hoe gebruiken wij AI-tools?

Mijn Web Regie gebruikt AI-tools voor onder andere tekst, code, structuur, websiteondersteuning, procesverbetering en praktische begeleiding.

Wij voeren geen gevoelige persoonsgegevens, wachtwoorden of vertrouwelijke klantdata in onbeschermde, gratis AI-tools in. Wanneer wij betaalde of professioneel ingerichte AI-tools gebruiken, zoals ChatGPT Premium, Copilot of Gemini, doen wij dit zorgvuldig en alleen voor zover dit passend is binnen de opdracht.

Waar nodig maken wij hierover aanvullende afspraken met de klant.

Welke cookies gebruiken wij?

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Daarbij kan het gaan om functionele cookies, analytische cookies, marketing- en remarketingcookies en Hotjar-cookies voor analyse van websitegedrag.

Via onze cookiebanner kun je toestemming geven of weigeren voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn. Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken.

Welke cookies dat precies zijn en hoe je je keuze later wijzigt, lees je in onze cookieverklaring.

Hoe gaan wij om met gegevens in klantprojecten?

Tijdens klantprojecten kunnen wij mogelijk persoonsgegevens verwerken binnen de websiteomgeving of systemen van een klant. Denk bijvoorbeeld aan contactformulieren, leadformulieren, trackingconfiguratie, CRM-koppelingen, websitebeheer of analyse- en rapportagetools.

In zulke gevallen kan Mijn Regie B.V. optreden als verwerker en is de klant meestal de verwerkingsverantwoordelijke. De klant blijft verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die op de eigen website, in eigen formulieren, CRM-systemen, trackingtools en gekoppelde systemen worden verwerkt.

Wij ondersteunen bij inrichting, begeleiding en overdracht. Aan het einde van een traject dragen wij beheer, kennis, documentatie en verantwoordelijkheid zoveel mogelijk over aan de klant. Waar nodig sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld.

• Contact- en aanvraaggegevens bewaren wij maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij je klant wordt.
• Klant- en administratiegegevens bewaren wij 7 jaar vanwege fiscale verplichtingen.
• Analytics- en Hotjargegevens bewaren wij volgens de ingestelde bewaartermijnen binnen de betreffende tools.
• Gegevens binnen klantprojecten bewaren wij zolang dit nodig is voor het project, de overdracht of gemaakte afspraken.

Delen wij persoonsgegevens met anderen?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, website, administratie, wettelijke verplichtingen of de inzet van tools die wij gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan hosting, analytics, automatisering, formulieren, administratie of AI-ondersteuning.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij passende afspraken.

Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

We letten daarbij onder andere op veilige toegang, zorgvuldig gebruik van tools, beperking van toegang tot gegevens en duidelijke overdracht binnen klantprojecten.

Welke rechten heb je?

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten. Je kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdracht van gegevens, bezwaar tegen bepaalde verwerkingen of intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wil je gebruikmaken van je rechten? Stuur dan een e-mail naar info@mijnwebregie.nl. We kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen, zodat we zeker weten dat we de gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Hoe dien je een klacht in?

Als je vindt dat wij niet goed omgaan met je persoonsgegevens, horen we dat graag eerst via info@mijnwebregie.nl. Dan zoeken we samen naar een oplossing.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze website, dienstverlening, tools of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.